Datu apstrādes līgums

1. Puses

Pārzinis

Klients — mājas pārvaldnieks, dzīvokļu īpašnieku biedrība vai cita persona, kas noslēgusi līgumu par pakalpojumu „Mājas Punkts” (turpmāk — Pakalpojuma līgums).

Apstrādātājs

SIA “DICOM”, reģ. nr. 50203640081, juridiskā adrese Meža prospekts 4-81, Dobele, LV-3701.

Šis līgums ir Pakalpojuma līguma pielikums. Pretrunu gadījumā personas datu jautājumos noteicošs ir šis līgums.

2. Priekšmets, ilgums un mērķi

Apstrādātājs apstrādā personas datus tikai, lai nodrošinātu portālu „Mājas Punkts” Pārziņa mājai, un tikai pēc Pārziņa dokumentētiem norādījumiem. Šis līgums un portāla iestatījumi, ko veic Pārzinis, ir šie norādījumi.

Apstrādes mērķi:

• skaitītāju rādījumu pieņemšana, pārbaude un eksports Pārzinim vai tā norādītam pakalpojumu sniedzējam;
• rēķinu parādīšana un apmaksas statusa uzskaite, ja Pārzinis šo funkciju ieslēdz;
• ziņojumi iedzīvotājiem, ielūgumi un pieejas atjaunošana pa e-pastu;
• mājas uzkrājumu, plānoto darbu, balsojumu un kopējā patēriņa parādīšana;
• portāla drošība: pieejas kontrole, darbību žurnāls, rezerves kopijas.

Līgums ir spēkā, kamēr ir spēkā Pakalpojuma līgums, un pēc tam — līdz datu atdošanai un dzēšanai saskaņā ar 8. sadaļu. Apstrādātājs datus neizmanto saviem mērķiem, nepārdod, neizmanto reklāmai vai profilēšanai.

3. Datu subjekti un datu kategorijas

Datu subjekti: mājas dzīvokļu īpašnieki un īrnieki, kuriem Pārzinis izveido pieeju, kā arī Pārziņa darbinieki (administrators, operators, grāmatvedis). Īpašu kategoriju dati (VDAR 9. pants) netiek apstrādāti.

4. Apstrādātāja pienākumi

Apstrādātājs:

1. apstrādā datus tikai pēc Pārziņa norādījumiem; ja norādījums, viņaprāt, pārkāpj VDAR, nekavējoties par to informē Pārzini;
2. nodrošina, ka datiem piekļūst tikai darbinieki, kuriem tas vajadzīgs portāla uzturēšanai un kuri apņēmušies ievērot konfidencialitāti;
3. īsteno 5. sadaļā norādītos drošības pasākumus;
4. piesaista apakšapstrādātājus tikai saskaņā ar 6. sadaļu;
5. palīdz Pārzinim atbildēt uz datu subjektu pieprasījumiem un izpildīt VDAR 32.–36. panta pienākumus (drošība, pārkāpumi, ietekmes novērtējums);
6. pēc līguma beigām datus atdod un dzēš saskaņā ar 8. sadaļu;
7. sniedz Pārzinim informāciju, kas vajadzīga, lai pārliecinātos par šī līguma izpildi (7. sadaļa).

Pārzinis atbild par to, ka portālā ievadītajiem datiem ir likumīgs apstrādes pamats, ka datu subjekti ir informēti (VDAR 13.–14. pants), un par saviem darbiniekiem, kuriem tas piešķir pieeju administrācijai.

5. Drošības pasākumi

Apstrādātājs nodrošina vismaz šādus tehniskos un organizatoriskos pasākumus (VDAR 32. pants):

Apstrādātājs drīkst pasākumus aizstāt ar līdzvērtīgiem vai stingrākiem, nepazeminot aizsardzības līmeni.

6. Apakšapstrādātāji un datu atrašanās vieta

Dati tiek glabāti un apstrādāti Apstrādātāja serveros Latvijā un netiek nodoti uz valstīm ārpus Eiropas Ekonomikas zonas.

Apstrādātājs apakšapstrādātājus šobrīd neizmanto: portāls, datubāze, e-pasta serveris un rezerves kopijas atrodas Apstrādātāja paša infrastruktūrā.

Jaunu apakšapstrādātāju Apstrādātājs drīkst piesaistīt, rakstiski informējot Pārzini vismaz 30 dienas iepriekš. Pārzinis šajā laikā var iebilst un, ja vienošanās netiek panākta, izbeigt Pakalpojuma līgumu. Apakšapstrādātājam uzliek tādus pašus datu aizsardzības pienākumus kā šajā līgumā.

Maksājumu pakalpojums (piemēram, Klix by Citadele) un ūdens vai siltuma piegādātājs, kam Pārzinis nodod rādījumu eksportu, nav Apstrādātāja apakšapstrādātāji: ar tiem līgumu slēdz Pārzinis pats.

7. Pārkāpumi, datu subjektu tiesības un audits

Personas datu aizsardzības pārkāpums. Apstrādātājs paziņo Pārzinim bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 24 stundu laikā pēc tam, kad pārkāpumu konstatējis. Paziņojumā norāda, kas noticis, kuri dati un cik datu subjektu skarti, iespējamās sekas un veiktos pasākumus. Paziņošana Datu valsts inspekcijai (72 stundu laikā) un datu subjektiem ir Pārziņa pienākums; Apstrādātājs tam sniedz vajadzīgo informāciju.

Datu subjektu tiesības. Ja datu subjekts vēršas pie Apstrādātāja, Apstrādātājs pieprasījumu 5 darba dienu laikā pārsūta Pārzinim un pats uz to neatbild. Pēc Pārziņa lūguma Apstrādātājs 10 darba dienu laikā sagatavo konkrēta datu subjekta datu izrakstu, labo vai dzēš datus, ja Pārzinis to nevar izdarīt pats portāla administrācijā.

Audits. Pēc Pārziņa pieprasījuma, ne biežāk kā reizi gadā, Apstrādātājs rakstiski apraksta īstenotos drošības pasākumus un atbild uz Pārziņa jautājumiem. Klātienes pārbaudi saskaņo vismaz 14 dienas iepriekš; tās izmaksas sedz Pārzinis, ja vien pārbaudē netiek konstatēts būtisks šī līguma pārkāpums.

8. Glabāšana, līguma beigas un datu dzēšana

Datus glabā, kamēr ir spēkā Pakalpojuma līgums. Atsevišķu ierakstu (piemēram, izvākušās iedzīvotāja) dzēšanu līguma laikā veic Pārzinis portāla administrācijā vai pēc tā lūguma Apstrādātājs.

Pēc Pakalpojuma līguma beigām:

1. Apstrādātājs 30 dienu laikā nodod Pārzinim visus datus — rādījumus un klientu sarakstu CSV formātā, kā arī pilnu datubāzes kopiju un augšupielādētos failus, ja Pārzinis to lūdz;
2. pēc nodošanas, bet ne vēlāk kā 60 dienas pēc līguma beigām, Apstrādātājs dzēš portāla instanci, tās datubāzi un failus;
3. rezerves kopijās esošie dati izzūd automātiski, kopijām novecojot — ne vēlāk kā 90 dienas pēc instances dzēšanas; līdz tam kopijas netiek izmantotas;
4. Apstrādātājs rakstiski apstiprina dzēšanu.

Ilgāk datus Apstrādātājs drīkst glabāt tikai tad, ja to prasa normatīvie akti, un tikai tik ilgi, cik tie prasa.

9. Noslēguma noteikumi

Puses atbild par zaudējumiem, kas otrai pusei vai datu subjektiem rodas šī līguma vai VDAR pārkāpuma dēļ, saskaņā ar VDAR 82. pantu un Pakalpojuma līgumu. Līgumam piemēro Latvijas Republikas tiesību aktus; strīdus risina sarunu ceļā, bet, ja vienošanās netiek panākta, — Latvijas Republikas tiesā.

Parakstītā eksemplāra grozījumi ir spēkā tikai rakstiski un abu pušu parakstīti. Līgumu paraksta ar drošu elektronisko parakstu; tas sastādīts latviešu valodā.